入金確認、債権回収の工数がゼロに。 スタッフ1名が半日で全請求を完了できる体制の構築ができました。
業務負荷が大きい請求業務の効率化を図りたかった
事業部のリソースを使っている督促業務を解消したかった
会計監査の手続きの効率化を図りたかった
入金確認や債権回収の業務がなくなり、社内の全請求を１名が半日で完了できるようになった
事業部での督促業務負荷を解消し、本来の仕事に集中できるようになった
マネーフォワード ケッサイを導入したことで、会計監査手続きの効率化にもつながった。
当社は、定型的・反復的な事務作業の業務を指示しておくことで、人間の代わりに作業をするクラウドRPA「BizteX cobit」と、SaaS（Software as a Service）をはじめとした様々なサービスをプログラミングをすることなく、画面操作だけで簡単にアプリ連携の設定ができるiPaaS「BizteX Connect」を提供しています。クラウドRPAとiPaaSを２種類とも同じ会社で提供しているという会社は多くなく、この部分が弊社の強みのひとつです。
これらのサービスも含めて、弊社からの全ての請求に対してマネーフォワード ケッサイを利用させていただいています。
請求を担当していたスタッフの退職もあり、業務効率化を目的として検討しました。以前は、マネーフォワードのクラウド請求書を使って請求書を発行し、メールで送付しておりました。ただ、メールが開封されていない場合には、リマインドのメールを送らないと未入金が増えてしまっていたので、毎月中旬くらいに請求書が開封されているか確認をする作業を行っておりました。また、入金が月末に集中するので、月初の業務負荷が大きかったりと、請求に関わる業務が多かったのが導入前の課題でした。
また、督促業務に関しては事業部で行っていたのですが、本来の業務に追加で督促の業務を行なっていたため、督促が遅れることも多々ありました。こういった部分も含めて請求業務効率化できればと思い、請求代行の検討を始めました。
当然、手数料率も比較検討する際の基準にはなっていましたが、それと併せてシステムの使いやすさやカスタマーサポートの問い合わせの素早さも重視するポイントでした。元々マネーフォワードのクラウド請求書を利用していたこともあり、使いやすかったのも良かったです。
カスタマーサポートの対応については、実際の導入後も、困ったことがあれば担当の方に直接チャットツールで問い合わせができるので、とても助かっています。また、システム改善に関しても迅速に対応していただいております。導入当初、未入金先の顧客がおり、きちんと請求書が届いているのか、メールを開封されているかを確認したく問い合わせたところ、早い段階で管理画面からメールの送付や開封状況を確認できるシステム変更を行なっていただきました。この辺りのテクニカルな部分のサポートもとても心強いです。
請求書の作成については、社内システムの情報を加工し、CSVデータを作成すれば一括で作成と送付が可能になり、スタッフ１人が半日足らずで作業を完了できる体制を整えることができました。また、債権回収や入金確認、督促など時間と労力がかかっていた業務がなくなったので、業務改善のインパクトはとても大きかったと思います。
また、経理の業務で売掛金の残高を合わせるという業務があります。以前までは顧客ごとに入金消し込みを行って売掛金の残高確認を行わないといけなかったため、とても大変な作業でした。マネーフォワード ケッサイを導入することで、債権先が1つに集約されたので、確認がとても楽になりました。
請求業務の効率化を検討されている方には、早めに検討するのが良いですよとお伝えしたいです。顧客が多くなってから導入しようとすると、導入の際の不安や作業負荷がとても大きくなると思うので、顧客が少ない時から取り組む方が良いのではないかと思います。顧客が少ない時に業務改善しても、そのタイミングではあまり大きなインパクトはないかもしれませんが、いずれ事業が拡大していくと、大きな業務効率化に繋がっていくと思います。
今後もBizteXではiPaaS 「BizteX Connect」とクラウドRPA「BizteX cobit」をワークフロー改善におけるハブとして、SaaSを始めとした様々なシステムとの連携を可能にすることで、幅広い企業様の業務課題解決に貢献してまいります。
BizteX株式会社は、「オートメーションテクノロジーで新しいワークスタイルを実現する」をミッションとし、国内初クラウドRPA『BizteX cobit』、様々なサービスWeb上で容易に連携し、業務の自動化・効率化を実現する『BizteX Connect』の2つのプロダクトを開発・提供しております。
